Intelligente Kassensysteme sind auch 2017 rechtlich auf der sicheren Seite

Dienstag, November 8, 2016 - 10:04
Intelligente Kassensysteme sind auch 2017 rechtlich auf der sicheren Seite

Die Schonfrist läuft ab. Zum 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verbindlich für alle.  Nicht zertifizierte IT- und Kassensysteme kann sich ab dann kein Ladenbesitzer oder Betreiber einer Wirtschaft, eines Lokals, einer Bar oder eines Hotels mehr erlauben.

Viele Betroffene haben sich vielleicht noch nicht damit beschäftigt, es nicht verstanden, weil sie andere Dinge zu tun haben.  Oder sie denken, dass betreffe sie nicht. Andere meinen, es bestünde noch später Zeit zum Reagieren. Dem ist aber nicht so.

Denn die GoBD betrifft ab 2017 (fast) jeden. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich Einnahmen und Überschüsse kalkulieren sind betroffen, sobald sie Software zur Auftragsverwaltung einsetzen oder mit dem Computer steuerlich relevante Unterlagen erstellen wollen. Wer tut das nicht?  Ein moderner Ladenbetreiber, welches sein digitales Kassensystem nicht nur zum Belege-Drucken, sondern auch für Warenmanagement, Kundenbindung oder auch für die Stundenerfassung nutzen will, unterliegt in jedem Fall der GoBD.

Und deren Anforderungen sind nicht zu gering: Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem oder einem Electronic Point of Sale erstellt worden sind, gilt:

Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen.

  • Alle Einzeldaten sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren.
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten.
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig.
  • Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

Nur die offene Ladenkasse bleibt von der Neuregelung verschont, aber wer will schon so weit hinter den Stand der Technik zurückkehren, nur um sich die Arbeit mit einem auch ab 2017 rechtskonformen System zu ersparen.

Zumal GOBD ja auch Chancen bietet, etwa durch die Gleichstellung digitaler Unterlagen mit herkömmlichen Papierdokumenten. So lässt sich viel Platz sparen, die Prozesse werden effizienter, Fehlerquellen minimiert. Informationen sind nun viel besser verfügbar.

Insofern ist die Verpflichtung auf GoBD ab Januar 2017 lediglich ein weiterer Anlass, ab jetzt intelligente Kassensysteme einzusetzen und den Geschäftsablauf auch in dem kleinen Café mit Warenverkauf zu digitalisieren: Ein Kassensystem wie das von intelligentpos unterstützt den Ladeninhaber dabei und hilft Ihnen dabei, rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen.

Dieser Post ersetzt natürlich nicht eine professionelle Rechtsberatung, wenn Sie Ihre Situation überprüfen wollen.

Weitere Informationen finden Sie auch hier.

Intelligentpos