Was ist ein EPOS-System?

Freitag, August 12, 2016 - 14:44
Was ist ein EPOS-System?

EPOS steht für Electronic Point of Sale und ist grob gesagt eine elektronische Kasse.

Dabei handelt es sich um eine Technologie zur Aufzeichnung von Verkäufen bei Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens.

Das ist die einfachste Definition, aber in einer Zeit, in der der elektronische Verkauf praktisch die Regel ist, bieten EPOS-Systeme noch viel mehr.

Die wichtigsten Arten von EPOS-Systemen

Es gibt zahlreiche verschiedene EPOS-Systeme. Wir unterscheiden hier jedoch nur zwei Hauptkategorien:

Integrierte EPOS-Systeme

Diese EPOS-Systeme werden als Teil eines Komplettsystems entwickelt. Endgerät und Software (und in einigen Fällen auch Scanner und Drucker) sind in einer Einheit zusammengebaut.

Diese meist weniger flexiblen Lösungen bieten Unternehmen genau das, was Sie benötigen, um den Geschäftsbetrieb aufzunehmen, mit einer einfachen EPOS-Einrichtung.

Vorteile:

+ komplett eigenständig und abgeschlossen

+ einfache Installation

Nachteile:

- auf ein Format beschränkt

- nicht kompatibel mit zahlreichen optionalen Funktionen

- problematischer bei Updates und Änderungen

 

Stand-alone EPOS-Systeme

Diese Systeme bieten mehr Konfigurationsmöglichkeiten. Der Fokus dieser Systeme liegt bei der Software. Häufig nutzen solche Systeme die Fremdanbieterhardware, um Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Einige der populärsten Stand-alone-EPOS-Systeme nutzen Microsoft- und Apple-Hardware und zeichnen sich daher oft durch ein äußerst attraktives Design mit einer Fülle an Zusatzoptionen aus.

Vorteile:

+ verfügbar für mehrere Setup-Lösungen

+ können eine Vielfalt zusätzlicher Hardware nutzen

+ Software-Fokus erlaubt die schnellere Entwicklung neuer Features

+ einfach bei Updates und Änderungen

Nachteile:

- hängen von einer anderen Technologie ab

- das anfängliche Einrichten aller Hardware-Elemente ist schwieriger

 

Was Sie für den Anfang benötigen

In jedem der oben genannten Fälle steht (trotz diverser Unterschiede) eine Vielfalt von Funktionen zur Verfügung, die in der Regel alle gleichen. Auch wenn Zahlungen digital bearbeitet werden können, ist beispielsweise immer noch eine Kassenschublade notwendig. Wenn Sie an einem EPOS-System interessiert sind, sehen Sie sich unsere Hardware-Pakete an, die eine kosteneffiziente Lösung darstellen. In der Regel sind weitere Funktionen notwendig, wenn Sie sich für ein EPOS-System für Ihr Unternehmen entscheiden:

Monitor/Bildschirm

Egal, welchen POS-Terminal Sie nutzen: Sie benötigen auf jeden Fall Sie irgendein Display. Ob ein in das System integriertes Display, ein iPad oder sogar nur ein Smartphone: eine visuelle Anzeige ist unbedingt erforderlich, um Sie durch den Zahlungsprozess zu führen. Ganz zu schweigen von Touchscreen-Systemen, bei denen der Bildschirm der einzige Zugangspunkt zum System ist.

Kassenschubladen

Obwohl immer mehr Personen mit Karte zahlen, muss immer noch die Möglichkeit bestehen, Barzahlungen anzunehmen. Bargeld sollte geschützt werden. Daher ist eine Kassenschublade mit gesichertem Zugriff für nahezu jedes Unternehmen Pflicht.

Auch die Pflicht, Kundenbelege und Ausdrucke aufzubewahren, sieht für die absehbare Zukunft eine Kassenschublade vor.

Drucker

Drucker stehen in einer Vielzahl unterschiedlicher Formen zur Verfügung – von einfachen Belegdruckern bis hin zu dynamischen Thermodruckern. In einem Geschäft werden Drucker sowohl für Kunden (bei der Belegerstellung) als auch im Betriebsprozesses genutzt (beispielsweise in der Küche oder im Lager, wo Produkte oder Dienstleistungen angefertigt oder beschafft werden).

Terminalhalterungen und -sockel​​​​​​​

Egal, ob Sie Ihre Arbeit an einem integrierten EPOS-System oder einer dynamischeren Lösung erledigen: Sie benötigen einen Standplatz für Ihr EPOS-Terminal. Bei einigen Komplettsystemen, bei denen Terminal und Kasse zusammengebaut sind, ist ein individuelles Gestell nicht notwendig. Andere Lösungen mit umfassenderen Individualisierungsmöglichkeiten bieten eine Fülle von Sockeln – vom Standardkassensystem bis zu speziellen Varianten.

Barcodescanner

Einige integrierte EPOS-Systeme sind mit integriertem Scanner ausgestattet, während die größeren Lösungen mit unabhängigen und sogar tragbaren Barcodescannern genutzt werden können. Einige Systeme, die Smartphone- oder iPad-Software in Anspruch nehmen, können diese Geräte auch in Kameras integriert nutzen, um Barcodes zu scannen.

Chip- und PIN-Leser

Hand in Hand mit modernen EPOS-Lösungen bieten Chip- und PIN-Leser die schnellste Möglichkeit, eine Zahlung entgegenzunehmen oder zu tätigen. Dank der vor Kurzem erfolgten Einführung kontaktloser Zahlungen sind Kartenzahlungen so schnell und einfach wie nie zuvor.

Internetzugang

Bei jedem modernen EPOS-System ist ein Internetanschluss unerlässlich. Die Vernetzung mehrerer Kassen, das Abrufen von Berichten, Software-Updates und Cloud-Hosting sind nur Teil der Funktionen, die einen Internetzugang unabdingbar machen.

Insbesondere der WLAN-Zugang erlaubt die Nutzung drahtloser EPOS-Systeme von der Kasse bis zum Küchendrucker und Scanner.

Wie funktioniert ein EPOS-System?

EPOS-Systeme, die die oben genannten Hardware-Komponenten und Peripheriegeräte umfassen, bieten dem Nutzer die Möglichkeit, eine Vielfalt von Transaktionen durchzuführen. Wie werden diese Transaktionen durchgeführt?

In der Praxis handelt es sich um drei Hauptphasen: Eingabe, Verarbeitung/Bearbeitung und Ausgabe.

Eingabe

Egal, ob Sie eine Tastatur, ein Touchscreen-Pad oder ein anderes Gerät zur Dateneingabe nutzen: Ein EPOS-System bietet Ihnen eine Vorauswahl an Produkten, Dienstleistungen und Variablen, die alles abdecken, was das Unternehmen den Kunden anbietet. Die Daten werden von Mitarbeitern eingegeben und in die Ver-/Bearbeitungsphase weitergeleitet.

Verarbeitung/Bearbeitung

Diese Phase gliedert sich in zwei Vorgänge: die Verarbeitung von Daten und die Bearbeitung von Zahlungen.

Die eingegebenen Daten werden mit EPOS-System-Daten abgeglichen, wie Produktbestand, Tischverfügbarkeit und Gesamtkosten. Die Informationen werden weitaus effizienter kalkuliert als ein Mensch dies könnte, und Fehlkalkulationen sind viel unwahrscheinlicher. Die erforderlichen Informationen werden dann an die visuelle Anzeige übermittelt.

Bei der Bearbeitung von Zahlungsvorgängen werden zusätzliche Peripheriegeräte wie Chip- und PIN-Terminals genutzt. Mittels einer Internetverbindung werden die Zahlungen über den im System integrierten Zahlungsservice-Anbieter bearbeitet. Diese Zahlungen werden dann auf das angegebene Geschäftskonto überwiesen. Das System zeichnet alle Transaktionen auf, die sowohl über individuell erstellbare Berichte abgerufen und analysiert werden können als auch in den Gesamtbeträgen bei Kassenschluss enthalten sind. Bargeldzahlungen werden direkt über den Terminal-Bildschirm eingegeben.

Ausgabe

Nachdem eine Bestellung bestätigt wurde, gibt das System die Details der Transaktion aus – einschließlich Wechselgeld und Beleg – und leitet die Bestellung an einen Drucker weiter, um den Vorgang abzuschließen (beispielsweise in der Restaurantküche).

Vorteile eines EPOS-Systems für Ihr Unternehmen​​​​​​​

Die Nutzung elektronischer POS-Systeme in einem Geschäft nahm in den jüngsten Jahren in erheblichem Umfang zu. Der Grund dafür liegt auf der Hand. Die Zahlungsmethoden, die wir als Gesellschaft nutzen möchten, führten zu einem schnellen Wechsel. Das heißt nicht, dass ein EPOS-System nicht auch für das Unternehmen von Vorteil ist.

Schnell

Ein elektronischer Verkauf erfolgt schnell. Wäre dies der einzige Vorteil gegenüber herkömmlichen Zahlungen, würde dies schon ausreichen. Meistens möchten Kunden Geschäfte schnell wieder verlassen, und die Möglichkeit, Kartenzahlungen dank elektronischer Mittel schnell zu akzeptieren, vereinfacht den Verkaufsprozess sowohl für Kunden als auch für Unternehmen erheblich.

Zweckmäßig

Die elektronische Bearbeitung von Zahlungen ist viel einfacher als eine Standardtransaktion. EPOS-Systeme können heute ohne Weiteres auf die Bedürfnisse Ihres Geschäfts zugeschnitten werden, was bedeutet, dass Sie ein System besitzen, das wirklich für Sie arbeitet.

Zahlungen auf verschiedenste Weise akzeptieren zu können, heißt auch, dass das System für jeden Kunden die passende Lösung parat hat.

Sicher

Ein Zahlungssystem über WLAN zu verwalten mag nicht wie die sicherste Lösung erscheinen. Die umfassenden Schutzmaßnahmen gewährleisten jedoch, dass die weitergeleiteten Zahlungen und Bestellungen relativ sicher vor böswilligem Zugriff oder Sabotage sind. EPOS-System-Anbieter widmen aufgrund der Vielfalt von Unternehmen, die ihre Systeme nutzen, der Systemsicherheit viel Zeit.

Umfassende digitale Backups bieten zudem ein Sicherheitsniveau für Ihre Rechnungen und Bestellungen, das altmodische Quittungen relativ unsicher und nur so wertvoll, wie das Papier auf das sie gedruckt wurden.

Verwaltung

Bei der Führung Ihres eigenen Unternehmens müssen Sie viele Aspekte berücksichtigen. Der Überblick über die Abrechnung der täglichen Bestellungen, die Leistungen der Mitarbeiter und den Lagerbestand ist nur ein kleiner, aber zeitaufwendiger Teil davon. Angesichts der im Bereich EPOS-Systeme herrschenden Konkurrenz ist es ausschlaggebend, vorteilhafte, zeitsparende Lösungen anzubieten.

EPOS-Anbieter warten mit einer digitalen Lösung für diese tägliche Routinearbeit auf, die buchstäblich nur wenige Sekunden braucht, um diese Aufgaben zu erfüllen. Mit individuellen Mitarbeiteranmeldedaten, Funktionen für die Bestandsverfolgung und die Erstellung individueller Kassenbelege und Ausdrucke der Tageseinnahmen können diese umständlichen Aufgaben viel leichter verwaltet werden.

Genau

Maschinen haben keinen Spielraum für menschliche Fehler, daher werden Sie kaum in die Situation kommen, in der eine Quittung falsch ist, es sei denn, jemand hat einen offensichtlichen Fehler begangen. Mit intuitiver Bedienung und vollständig individuell programmierten Preis- und Zahlungsfunktionen wird die Fehlerwahrscheinlichkeit zunehmend verringert.

Zusätzliche Funktionen

Abgesehen von der Standardzahlungsbearbeitung und den Küchenbelegen bieten viele dieser EPOS-Systeme eine Fülle zusätzlicher nützlicher Funktionen. Die Integration von Online-Stores, Kundentreueprogrammen und sogar sozialen Medien ermöglicht Unternehmen, auf neuartige Weise mit Kunden zu interagieren und diese zu werben.

Wenn Sie von den Vorteilen eines iPad-EPOS-Systems profitieren möchten, setzten Sie sich mit unserem Team unter der Nummer 0800 404 5805 in Verbindung oder testen Sie die Lösung unverbindlich und ohne Angabe von Zahlungsdaten​​​​​​​ kostenlos für 14 Tage.

Brian Ramsay