Was ist ein EPOS-System?

Freitag, August 12, 2016 - 14:44
Was ist ein EPOS-System?

EPOS steht für Electronic Point of Sale und ist kurz gesagt eine elektronische Verkaufsstelle.

Dabei handelt es sich um eine Technologie, um den Verkauf von Lieferungen und Leistungen für ein Unternehmen aufzuzeichnen.

Das ist die einfachste Definition, aber in einer Zeit, in der der elektronische Verkauf praktisch die Regel ist, bieten EPOS-Systeme noch viel mehr.

Die wichtigsten Arten von EPOS-Systemen

Es gibt eine umfangreiche Vielfalt an verfügbaren EPOS-Systemen. Wir unterscheiden hier jedoch zwei Hauptkategorien:

Integrierte EPOS-Systeme

Diese EPOS-Systeme werden als Teil eines Komplettsystems entwickelt. Endgerät und Software (und in einigen Fällen auch Scanner und Drucker) wurden zusammen gebaut.

Diese meist weniger flexiblen Lösungen bieten Unternehmen genau das, was Sie für die Aufnahme des Geschäftsbetriebs benötigen, einfach mit einer simplen EPOS-Einrichtung.

Vorteile:

+ komplett eigenständig und abgeschlossen

+ einfache Installation

Nachteile:

- auf ein Format beschränkt

- nicht kompatibel mit zahlreichen optionalen Funktionen

- problematischer bei Updates und Änderungen

 

Stand-alone-EPOS-Systeme

Diese Systeme bieten mehr Konfigurationsmöglichkeiten. Der Fokus dieser Systeme liegt auf der Software, und häufig nutzen sie die Hardware Dritter, um Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Einige der populärsten Stand-alone-EPOS-Systeme nutzen Microsoft- und Apple-Hardware und zeichnen sich daher oft durch ein äußerst attraktives Design mit einer Fülle an Zusatzoptionen aus.

Vorteile:

+ verfügbar für mehrere Setup-Lösungen

+ können eine Vielfalt zusätzlicher Hardware nutzen

+ Software-Fokus erlaubt die schnellere Entwicklung neuer Features

+ einfach bei Updates und Änderungen

Nachteile:

- hängen von einer anderen Technologie ab

- das anfängliche Einrichten aller Hardware-Elemente ist schwieriger

 

Was Sie für den Anfang benötigen

In jedem der oben genannten Fälle steht (trotz diverser Unterschiede) eine Vielfalt an Features zur Verfügung, die im Allgemeinen überall gleich sind. Auch wenn Zahlungen digital bearbeitet werden können, ist beispielsweise immer noch eine Kassenlade notwendig. Wenn Sie an einem EPOS-System interessiert sind, sehen Sie sich unsere Hardware-Pakete an, die eine kosteneffizientere Lösung darstellen. In der Regel sind viele andere Funktionen notwendig, wenn Sie sich für ein EPOS-System für Ihr Unternehmen entscheiden:

Monitor/Bildschirm

Egal, welchen POS-Terminal Sie nutzen, in jedem Fall benötigen Sie irgendeine visuelle Anzeige. Ob ein in das System integrierter Monitor, ein iPad oder sogar nur ein Smartphone, die visuelle Anzeige ist unbedingt notwendig, um Sie durch den Zahlungsprozess zu führen. Ganz zu schweigen von Touchscreen-Systemen, bei denen der Bildschirm der einzige Zugangspunkt zum System ist.

Kassenladen

Obwohl immer mehr Personen mit Karte bezahlen, muss immer noch die Möglichkeit bestehen, Bargeldzahlungen zu akzeptieren. Bargeld will geschützt werden, und daher ist eine Kassenlade mit sicherem Zugriff ein Muss für fast jedes Unternehmen.

Auch die Notwendigkeit, Kundenquittungen und Ausdrucke aufzubewahren, schreibt für die absehbare Zukunft eine Kassenlade vor.

Drucker

Drucker gibt es in einer Fülle unterschiedlicher Formen, von einfachen Kassenzetteldruckern bis zu dynamischeren Thermodruckern. In einem Geschäftsbetrieb werden diese Drucker sowohl dem Kunden gegenüber (zum Erstellen einer Quittung) als auch als Teil des Betriebsprozesses genutzt (wie in der Küche oder im Lager, wo die Produkte oder Dienstleistungen hergestellt, erbracht oder beschafft werden).

Halterungen und Ständer für Terminals

Egal, ob Sie Ihre Arbeit an einem integrierten EPOS-System oder einer dynamischeren Lösung erledigen, Sie benötigen einen Standplatz für den EPOS-Terminal. Bei einigen Komplettsystemen, bei denen Terminal und Kasse zusammengebaut sind, ist ein individuelles Gestell nicht notwendig. Andere Lösungen mit erhöhten Individualisierungsmöglichkeiten bieten eine Fülle an Gestelloptionen – vom Standardkassensystem bis zu anderen, spezielleren Varianten.

Barcodescanner

Einige integrierte EPOS-Systeme sind mit integriertem Scanner ausgestattet, während die größeren Lösungen mit unabhängigen und sogar tragbaren Barcodescannern genutzt werden können. Einige Systeme, die Smartphone- oder iPad-Software in Anspruch nehmen, können diese Geräte auch in Kameras integriert nutzen, um Barcodes zu scannen.

Chip- und PIN-Leser

Hand in Hand mit modernen EPOS-Lösungen bieten Chip- und PIN-Leser die schnellste Möglichkeit, eine Zahlung entgegenzunehmen oder zu tätigen. Dank der vor Kurzem erfolgten Einführung kontaktloser Zahlungen sind Kartenzahlungen so schnell und einfach wie nie zuvor.

Internetzugang

Bei jedem modernen EPOS-System ist der Internetanschluss unerlässlich. Die Vernetzung mehrerer Kassen, das Abrufen von Berichten, das Software-Update und das Cloud-Hosting sind nur ein Bruchteil der Funktionen, die einen Internetzugang unabdingbar machen. Insbesondere der WLAN-Zugang erlaubt die Nutzung drahtloser EPOS-Systeme von Kassen bis Küchendruckern und Scannern.

Wie funktioniert ein EPOS-System?

EPOS-Systeme, die die oben genannten Hardware-Komponenten und Peripheriegeräte umfassen, bieten dem Nutzer die Möglichkeit, eine Vielfalt an Transaktionen durchzuführen. Wie werden diese Transaktionen durchgeführt?

In der Praxis handelt es sich um drei Hauptphasen: Eingabe, Verarbeitung/Bearbeitung und Ausgabe

Eingabe

Egal, ob Sie eine Tastatur, ein Touchscreen-Pad oder sonst etwas zur Dateneingabe nutzen, bietet Ihnen das EPOS-System eine Vorauswahl an Produkten, Dienstleistungen und Variablen, die alles abdecken, was das Unternehmen den Kunden bietet. Die Daten werden von Mitarbeitern eingegeben und in die Ver-/Bearbeitungsphase weitergeleitet.

Verarbeitung/Bearbeitung

Diese Phase gliedert sich in zwei Vorgänge: die Verarbeitung von Daten und die Bearbeitung von Zahlungen.

Die eingegebenen Daten werden mit den EPOS-System-Daten wie Produktbestand, Tischverfügbarkeit und Gesamtkosten abgeglichen. Die Informationen werden weitaus effizienter kalkuliert als ein Mensch dies könnte, und Fehlkalkulationen sind viel unwahrscheinlicher. Die erforderlichen Informationen werden dann an die visuelle Anzeige übermittelt.

Bei der Bearbeitung von Zahlungsvorgängen werden zusätzliche Peripheriegeräte wie Chip- und PIN-Terminals genutzt. Mittels einer Internetverbindung werden die Zahlungen über den im System integrierten Zahlungsservice-Anbieter bearbeitet. Diese Zahlungen werden dann auf das benannte Geschäftskonto überwiesen. Das System zeichnet alle Transaktionen auf, die sowohl über individuell erstellbare Berichte abgerufen und analysiert werden können als auch in den Gesamtbeträgen bei Kassenschluss enthalten sind. Bargeldzahlungen werden direkt über den Terminal-Bildschirm eingegeben.

Ausgabe

Nachdem die Bestellung bestätigt wurde, gibt das System die Details der Transaktion aus, einschließlich Wechselgeld und Quittung, und leitet die Bestellung an einen Drucker weiter, um den Vorgang abzuschließen (wie in einer Restaurantküche).

Die Vorteile, die ein EPOS-System Ihrem Unternehmen bietet

Die Nutzung elektronischer POS-Systeme in einem Geschäftsbetrieb nahm in den jüngsten Jahren in erheblichem Umfang zu, und der Grund dafür liegt auf der Hand. Die Zahlungsmethoden, die wir als Gesellschaft nutzen möchten, führten zu einem ziemlich raschen Übergang. Das heißt nicht, dass ein EPOS-System nicht auch für das Unternehmen von Vorteil ist.

Schnell

Der elektronische Verkauf geht schnell vonstatten, und wäre dies der einzige Vorteil gegenüber herkömmlichen Zahlungen, würde dies schon ausreichen. Meistens möchten Kunden Geschäfte schnell wieder verlassen, und die Möglichkeit, Kartenzahlungen dank elektronischer Mittel schnell zu akzeptieren, vereinfacht den Verkaufsprozess sowohl für Kunden als auch für Unternehmen erheblich.

Zweckmäßig

Die elektronische Bearbeitung von Zahlungen ist viel einfacher als eine Standardtransaktion. EPOS-Systeme können heute ohne Weiteres auf die Bedürfnisse Ihres Geschäftsbetriebs zugeschnitten werden, was bedeutet, dass Sie ein System besitzen, das wirklich für Sie arbeitet.

Zahlungen auf verschiedenste Weise akzeptieren zu können heißt auch, dass das System für jeden Kunden die passende Lösung parat hat.

Sicher

Ein Zahlungssystem über WLAN zu verwalten mag nicht wie die sicherste Lösung klingen. Die umfassenden Schutzmaßnahmen gewährleisten jedoch, dass die weitergeleiteten Zahlungen und Bestellungen relativ sicher vor böswilligem Zugriff oder Sabotage sind. EPOS-System-Anbieter widmen aufgrund der Vielfalt an Unternehmen, die ihre Systeme nutzen, der Systemsicherheit viel Zeit.

Umfassende digitale Backups bieten zudem ein Sicherheitsniveau für Ihre Rechnungen und Bestellungen, das altmodische Quittungen relativ unsicher und effektiv nur so wertvoll wiedas Papier erscheinen lässt, auf denen sie gedruckt sind.

Verwaltung

Bei der Führung Ihres eigenen Unternehmens müssen Sie viele Aspekte berücksichtigen, und der Überblick über die Abrechnung der täglichen Bestellungen, die Leistungen der Mitarbeiter und den Lagerbestand ist nur ein kleiner, aber zeitaufwendiger Teil davon. Angesichts der im Bereich EPOS-Systeme herrschenden Konkurrenz ist es ausschlaggebend, vorteilhafte, zeitsparende Lösungen zu bieten.

EPOS-Anbieter warten mit einer digitalen Lösung für diese tägliche Routinearbeit auf, die buchstäblich nur wenige Sekunden braucht, um diese Aufgaben zu erfüllen. Mit individuellen Mitarbeiteranmeldedaten, Funktionen für die Bestandsverfolgung und die Erstellung individueller Kassenbelege und Ausdrucke der Tageseinnahmen können diese umständlichen Aufgaben viel leichter verwaltet werden.

Genau

Maschinen haben keinen Spielraum für menschliche Fehler, daher werden Sie kaum jemals in die Situation kommen, in der eine Quittung falsch ist, es sei denn, jemand hat einen offensichtlichen Fehler begangen. Mit intuitiver Bedienung und vollständig individuell programmierten Preis- und Zahlungsfunktionen wird die Fehlerwahrscheinlichkeit zunehmend mehr reduziert.

Zusätzliche Funktionen

Abgesehen von der Standardzahlungsbearbeitung und den Küchenquittungen bieten viele dieser EPOS-Systeme eine Fülle an zusätzlichen nützlichen Funktionen. Die Integration von Online-Stores, Kundentreueprogrammen und sogar sozialen Medien ermöglicht Unternehmen, auf neuartige Weise mit Kunden zu interagieren und diese zu werben.

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Brian Ramsay