GoBD – mit intelligentpos einfach die papierlose, digitale Kasse und Buchführung rechtskonform umsetzen

Aus GDPdU und GoBS wird GoBD…bitte was? Auf den ersten Blick hört sich das nach einem Bürokratiemonster und Fachchinesisch an. Doch auf den zweiten Blick wird schnell klar, dass das Bundefinanzministerium ein neues Regelwerk für die digitale Buchhaltung eingeführt hat. Dazu gehören auch digitale Kassensysteme. Ab dem 01.01.2017 wird dies für ALLE (Klein-)Gewerbetreibende Pflicht. Dann läuft die „Schonfrist“ für nicht zertifizierte IT- und Kassensysteme ab.

 

Einfach intelligentpos einsetzen und GoBD konform arbeiten

Machen Sie sich keine Gedanken zu GoBD. Kümmern Sie sich einfach um Ihr Geschäft und überlassen Sie uns die GoBD-Zertifizierung.

 

Was regeln die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. Besonders wichtig sind die GoBD für die elektronische Aufzeichnung von Barerlösen, die oftmals nicht vollständig aufgezeichnet oder nachträglich mit Manipulationssoftware verändert werden.

 

Welche Systeme und Anwendungen sind betroffen?

Die GoBD beziehen sich sowohl auf das Haupt(buchführungs)system als auch auf etwaige Vor- und Nebensysteme. Explizit aufgeführt sind Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielautomaten, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagement einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung des jeweiligen Systems an, sondern auf die Frage, ob in einem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

Die GoBD gelten auch im Bereich der Bareinnahmen nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxametern. Sie gelten nicht für manuelle Kassenführung wie z. B. offene Ladenkassen.

Intelligentpos ist weitaus mehr als nur eine herkömmliche Registrierkasse in Form einer attraktiven App. Wir bieten ein elektronisches Point-of-Sale-System (EPOS) und revolutionieren die Führung Ihrer Geschäfte. Unser System erfüllt alle GoBD-Auflagen in den für Sie relevanten Bereichen.

 

Für wen gilt das?

Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit Registrierkassen mit PC-Anbindung oder mit sogenannten "aufrüstbaren" Registrierkassen Rechnungen bzw. Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.

 

Kann das nicht meine Steuerberatung übernehmen?

Leider nein. Sie als Unternehmer bleiben nach den GoBD verantwortlich, auch wenn Sie die Datenverarbeitung ausgelagert oder einen Dienstleister, wie den Steuerberater, eingeschaltet haben.

Hilft mir intelligentpos, meine Papierberge zu reduzieren?

Die GoBD erlauben erstmals explizit, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten, weil sie digitale Unterlagen den herkömmlichen Papierdokumenten formal gleichstellen. Damit können Unternehmen und Selbständige viel Platz im Büro sparen. Allerdings ist der Prozess der Papiervernichtung ebenso zu dokumentieren wie alle anderen Verfahren im Zusammenhang mit der Buchführung. Dazu müssen Sie eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen, damit Betriebsprüfer die Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können. Mit dem intelligentpos EPOS-Kassensystem reduzieren Sie Ihre bislang papierbasierten Vorgänge auf ein Minimum. Prozesse werden effizienter und mögliche Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert. Abgesehen seinen flexiblen Einsatzmöglichkeiten und seiner Effizienz liegt die Stärke unseres Systems in seiner Einfachheit.

 

Muss ich eine bestimmte GoBD-zertifizierte Lösung einsetzen?

Nein, die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Software vor, doch sie definiert Grundsätze für ein elektronisches Archiv. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der archivierten Daten und Dokumente. Da die Archivierungspflicht nicht nur für die Buchhaltung gilt, sondern auch für Anwendungen wie zum Beispiel die Warenwirtschaft, das Lohnsystem oder den E-Mail-Client, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Archiv nicht nur GoBD-zertifiziert, sondern auch auf die Zusammenarbeit mit ihren Softwarelösungen abgestimmt ist.

 

Kann ich meine alten Geräte weiter nutzen?

Soweit Ihr Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, solange Sie dieses Gerät bis zum 31. Dezember 2016 in Ihrem Betrieb einsetzen. Das setzt aber voraus, dass Sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführen, um die konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unsere dringende Empfehlung lautet: Nutzen Sie die Chance und steigen Sie auf intelligentpos um, bevor Sie in eine neue Kasse oder ein neues Kassensystem investieren! Nicht nur um die neuen gesetzlichen Regelungen ab dem 01.01.2017 zu erfüllen, sondern auch um Ihre Prozesse zu optimieren.

 

Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse?

Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:

  • Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
  • Alle Einzeldaten sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig
  • Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

 

Wie werden die Daten geprüft?

Entweder durch einen unmittelbaren Hardwarezugang durch den Betriebsprüfer, den mittelbaren Zugang durch die maschinelle Auswertung strukturierter Tabellendaten oder durch die komplette Überlassung der Transaktionsdaten als Export auf einem Datenträger an den Prüfer.

 

Wichtiger Hinweis:

Diese Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität. Sie stellen keine rechtlich verbindliche Aussage dar oder ersetzen eine rechtliche Beratung. Die kompletten GoBD-Richtlinien finden Sie hier: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html